Les factures impayées sont l’un des principaux casse-têtes des entrepreneurs. Que vous soyez freelance, dirigeant de TPE ou responsable administratif d’une PME, il vous est sûrement déjà arrivé de fournir une prestation ou livrer un produit… sans voir le règlement arriver à la date prévue.
Et au-delà du simple désagrément, ces retards de paiement ont un impact direct sur votre trésorerie, vos prévisions financières, et parfois même sur la poursuite de votre activité.
Mais relancer un client est délicat. Entre volonté de préserver la relation commerciale et besoin de se faire payer, l’équilibre est subtil. Heureusement, il existe des méthodes efficaces, à la fois professionnelles et respectueuses, et surtout, des outils digitaux pour vous aider à automatiser ces relances intelligemment.
Dans cet article, nous vous proposons un plan d’action complet pour gérer les impayés avec tact et efficacité. Et nous verrons comment un outil comme CashFlow peut faciliter ce processus grâce à l’automatisation comptable.
Pourquoi les factures impayées sont un enjeu critique ?
Impact direct sur la trésorerie
Chaque jour de retard de paiement signifie moins de liquidités disponibles pour votre entreprise. Vous devez pourtant honorer vos charges : salaires, cotisations, fournisseurs…
En France, le délai de paiement moyen dépasse encore 44 jours selon l’Observatoire des délais de paiement. Or, pour une TPE, ce laps de temps peut fragiliser toute l’organisation financière.
Risques juridiques et commerciaux
Un impayé non traité peut entraîner :
- Une perte sèche si la facture n’est jamais réglée.
- Des tensions avec le client.
- Un contentieux long et coûteux si vous devez saisir un tribunal.
Prévenir ces situations, c’est mettre en place une procédure de relance claire et structurée, dès l’émission de la facture.
Étape 1 : prévenir les impayés dès la facturation
Des factures claires et conformes
Avant même de penser relance, assurez-vous que votre facture :
- Contient toutes les mentions légales (date, échéance, pénalités de retard, SIRET, etc.).
- Est transmise rapidement au bon interlocuteur.
- Est lisible, personnalisée, et envoyée dans un format standardisé (PDF).
Un oubli ou une erreur sur la facture ralentit le traitement chez le client. Or, 25 % des retards de paiement sont dus à des factures incomplètes ou erronées.
Avec un logiciel comme CashFlow, vos factures sont :
- Conformes au Code général des impôts.
- Automatiquement numérotées et datées.
- Enregistrées dans un tableau de bord de suivi.
Des conditions de paiement claires
Sur chaque devis et facture :
- Précisez le mode de règlement (virement, carte, prélèvement).
- Affichez une échéance explicite (ex. : “Paiement sous 30 jours à réception”).
- Ajoutez les pénalités de retard prévues par la loi (taux légal + indemnité forfaitaire de 40 €).
Un client informé est un client qui paie plus vite.
Étape 2 : adopter une procédure de relance graduée
J+1 à J+5 : relance préventive
Dès que l’échéance est dépassée, relancez rapidement, sans attendre. Il s’agit ici d’un rappel bienveillant, qui part du principe qu’il s’agit d’un oubli.
Exemple d’email :
Objet : Petit rappel – facture n°2024-075 arrivée à échéance
Bonjour [Prénom],
Je me permets de vous rappeler que la facture n°2024-075 arrivée à échéance le [date] n’a pas encore été réglée.
Peut-être s’agit-il d’un simple oubli ?
Je reste à votre disposition si besoin.
Bien cordialement,
[Votre nom]
Cette première relance peut être automatisée dans CashFlow, qui envoie une notification dès le dépassement de l’échéance.
Si aucune réponse n’est reçue, il faut monter d’un cran :
- Renvoyer la facture en pièce jointe.
- Rappeler les conditions de paiement.
- Mentionner les pénalités prévues.
Exemple d’email :
Bonjour [Prénom],
Sauf erreur de notre part, la facture n°2024-075 d’un montant de [X €] reste à ce jour impayée.
Conformément à nos conditions générales, ce retard entraîne des pénalités prévues à hauteur de [taux %] + indemnité légale de 40 €.
Nous vous remercions de procéder au règlement sous 7 jours.
Cordialement,
[Nom + coordonnées]
J+20 à J+30 : mise en demeure amiable
En l’absence de règlement, adressez une mise en demeure par email et/ou lettre recommandée avec accusé de réception.
Cela montre votre volonté de faire respecter vos droits sans aller directement en justice.
Dernier recours : action judiciaire
Si malgré tout le règlement n’intervient pas, plusieurs solutions existent :
- Injonction de payer (procédure rapide et peu coûteuse)
- Recouvrement par huissier
- Contentieux civil
Mais avant d’en arriver là, une bonne procédure de relance (préventive et automatisée) permet d’éviter la majorité des cas.
Comment automatiser les relances avec un logiciel de gestion comptable ?
Le rôle de l’automatisation
Automatiser les relances, c’est :
- Gagner du temps (pas besoin de vérifier manuellement chaque facture).
- Être régulier (relance systématique dès dépassement d’échéance).
- Personnaliser vos messages (relances adaptées selon le client et le ton).
Des outils comme CashFlow permettent de :
- Suivre l’état de chaque facture (envoyée, vue, payée, échue).
- Programmer des relances automatiques à J+1, J+7, J+15, etc.
- Activer des liens de paiement intégrés pour faciliter les règlements.
- Relancer via email sans intervention manuelle.
Résultat : vous réduisez vos délais de paiement sans détériorer la relation client.
FAQ
❓Combien de temps dois-je attendre avant de relancer une facture ?
Dès le lendemain de l’échéance, une relance polie est tout à fait acceptable. N’attendez jamais plus de 5 jours pour une première relance.
❓Ai-je le droit d’appliquer des pénalités de retard ?
Oui. Les pénalités sont obligatoires entre professionnels. Le taux minimal est le taux directeur de la BCE + 10 points. Une indemnité de 40 € s’ajoute.
❓Dois-je toujours passer par un avocat ou huissier ?
Non. Dans 90 % des cas, une relance structurée suffit. Les actions judiciaires sont un dernier recours, à utiliser uniquement pour les impayés persistants.
❓Est-ce que l’automatisation des relances est impersonnelle ?
Pas du tout. Les outils comme CashFlow permettent de personnaliser chaque relance (ton, délai, message) tout en restant professionnels et humains.
❓Puis-je ajouter un lien de paiement dans mes relances ?
Oui. C’est même recommandé. Plus le client peut payer facilement, plus il le fera rapidement. CashFlow permet d’insérer des liens de paiement par carte ou virement.
Conclusion : soyez ferme, mais professionnel
Les factures impayées ne sont pas une fatalité. En instaurant une procédure de relance claire, bienveillante mais ferme, vous améliorez votre trésorerie sans sacrifier la qualité de la relation client.
Et avec des outils comme CashFlow, ce processus devient automatisé, structuré et beaucoup moins chronophage. En quelques clics, vous relancez intelligemment, vous suivez l’évolution des paiements, et vous reprenez le contrôle sur vos encaissements.
Marre des impayés qui s’accumulent ?
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